QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ SỬ DỤNG PHÒNG, CƠ SỞ VẬT CHẤT, THIẾT BỊ THUỘC DỰ ÁN “FTU - JAPI UNIVERSAL HOUSE” TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số 3594/QĐ-ĐHNT ngày 22/12/2020 của Hiệu trưởng trường Đại học Ngoại Thương)

Bước 1. Kiểm tra lịch trước khi đăng ký

Đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng, cơ sở vật chất, thiết bị thuộc dự án FTU - JAPI Universal House (sau đây gọi tắt là Dự án) kiểm tra lịch sử dụng phòng, cơ sở vật chất trên lịch công tác của Nhà trường, website hoặc tại Văn phòng Dự án (tầng 1, nhà D).

Bước 2. Đăng ký sử dụng

Đơn vị có nhu cầu sử dụng điền đầy đủ thông tin cần thiết vào Giấy đăng ký sử dụng (tải từ website hoặc lấy tại Văn phòng dự án), lãnh đạo phụ trách đơn vị kí xác nhận và chuyển cho Ban quản lý dự án tại Văn phòng dự án (hoặc Phòng Quản lý dự án) tối thiểu 07 ngày trước ngày đăng ký sử dụng đầu tiên.

Bước 3. Kiểm tra và duyệt lịch

Cán bộ Văn phòng dự án (hoặc Phòng quản lý dự án) tiếp nhận Giấy đăng ký, trả lời kết quả trong vòng 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký.

Trường hợp được duyệt: Cán bộ Văn phòng dự án thực hiện các công việc trong ngày đăng ký được phê duyệt:

- Tiếp nhận Giấy đăng ký đã được phê duyệt, bản gốc lưu tại Phòng Quản lý dự án, 01 bản photo lưu tại Văn phòng dự án để theo dõi, đối chiếu.

- Thông báo kết quả, chuyển 01 bản photo Giấy đăng ký được phê duyệt cho Đơn vị đăng ký sử dụng,

- Cập nhật lịch sử dụng đã được phê duyệt vào sổ theo dõi, website và các hình thức công bố thông tin khác của dự án.

Trường hợp không được duyệt: Cán bộ Văn phòng dự án thông báo cho đơn vị đăng ký sử dụng để điều chỉnh hoặc có kế hoạch đăng ký khác.

Bước 4. Đơn vị sử dụng nhận bàn giao

Đơn vị sử dụng và Văn phòng dự án tùy thuộc vào lịch thực tế của Dự án thực hiện việc giao nhận phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong giờ hành chính, trước thời gian được duyệt tối đa 01 ngày làm việc.

Việc giao nhận cần thực hiện rà soát, đối chiếu của cả 02 bên và kí nhận vào sổ nhật kí sử dụng theo quy định.

Lưu ý:

- Đơn vị sử dụng phòng có trách nhiệm lên lịch trên phần mềm Smart Office của Nhà trường theo quy định.

- Đơn vị sử dụng phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị đúng thời gian mà mục đích đã được phê duyệt, đảm bảo an toàn, vệ sinh chung, tuân thủ các nội quy, quy định của Dự án, Nhà trường.

- Đơn vị sử dụng dọn dẹp và trả lại hiện trạng ban đầu như khi nhận bàn giao (nếu có thay đổi).

Bước 5. Đơn vị sử dụng bàn giao, hoàn trả

Đơn vị sử dụng và Văn phòng dự án tùy thuộc vào lịch thực tế của Dự án thực hiện việc trả phòng, cơ sở vật chất, trang thiết bị trong giờ hành chính, sau khi kết thúc tối đa 01 ngày làm việc.

Việc hoàn trả cần thực hiện rà soát, đối chiếu của cả 02 bên và kí trả vào sổ nhật kí sử dụng theo quy định.